ビジネス英語

ビジネスシーンにおける英文でのＦＡＸ送信なんて事も近年ではどの企業でもあるのではないでしょうか？
簡単に、失礼の無いＦＡＸを送る為にはどうしたら良いのでしょうか？
メールなどを送信する時と基本は同じですので確認していきましょう。

用紙に記入する順に、下記の様にレイアウトしていきましょう。

１．ＦＡＸ送信状

「Fax Transmission」と記入します。

２．送信元の記入

「×××.Co.,ltd.」などと、自社名を記入します。

３．自社情報

電話、ＦＡＸ、メールアドレスなどの記入

Phone:、Fax:、E-mail

自社住所の記入

郵送先住所は「Mailing address」と表記し、自社の住所を記入します。

４．ページ枚数

「この頁を含む×枚」は、「No. of pages:____ including this page」と記入します。

５．日付
「Date:　______,200__　」

６．送信先
「To:________________　」

７．ＦＡＸ番号

Noは「#」と表記します。

「Fax#　_______________　」

８．送信元

「From:　______________　」

９．頭語

「Dear Mr.******:　」等と記入します。

１０．本文

本文を記入します。

１１．結語

ご多幸をお祈り申し上げます、と言う意味の
「Best wishes」などが良いでしょう。

１２．自分の名前

１３．自社部署名

「Department of ×××」

頭語、結語は省略しても問題ありません。

ビジネスシーンにおける会議や、ＴＶ会議などで英会話が必要な場面は多くなりました。
会議をする行為としては、必要な議題があって、参加者全員で討議して、結論を出すものですから万国共通した目的でしょう。

英語では議題の事を「agenda」と言い、議長を「chairman」進行役を「master」と言います。

それでは一般的な会議の入り方を確認していきましょう。

■会議をはじめる

みなさんこんにちは、会議に入りましょうか。

Good afternoon everyone.
（みなさんこんにちは）
I think we should make a start.
（会議に入りましょうか）

■会議のテーマを伝える

集まって頂いたのは、・・・を議論する為です。

We are here to discuss the （production plan）
（皆さんに集まって頂いたのは生産計画を議論する為です）

■議題に入る

A comment about this plan is there?
（この計画について意見はございませんか）

So let's first item on the agenda to business.
（それでは最初の議題に入りましょう）

上記は一般的な例ですが、会議をされる相手によっても言葉の言い方は変わってきます。
日本でも社内の打合せよりも、顧客との打合せの方が言葉を選んで発言しますからね。
英会話での会議に慣れていない始めのうちは、より丁寧な言葉使いをした方が無難でしょう。

英文での「E-mail」は、始めて作成される方にとってはどう記入したら良いか全く分かりませんね。
基本的な定型フォーマットを覚えておくと、少しは楽に作成できます。

基本的には全文書を左寄せで入力して下さい。
下記にあてはめながら記入すると洩れが無いでしょう。

■記入項目

１．宛先：メールアドレス
２．件名：用件がすぐに判断できる様に工夫します。
３．受取人名：フォーマルでは会社住所も記入します。
４．頭語：日本語の「拝啓」にあたります。：Dear Mr.(Ms)～
５．前文：簡単な挨拶を記入します。
６．本文：簡潔に、用件だけ記入しましょう。
７．末文：補足する事があれば記入し、お礼なども書きます。
８．結語：日本語の「敬具」にあたります。：Sincerely,
９．差出人名：署名、フォーマルでは会社住所も記入します。

では、定型となる記入項目について少し触れましょう。

■頭語

頭語については末尾に:(コロン)を使用します。
相手先の名前や担当者名が分かっていれば、下記を使用します。

Dear Mr.(Ms.)～:

名前まで分からない場合は、

Dear Sir or Madam:

「関係者各位」は、下記の様に記入します。
To All Persons Concerned:

■結語

結語の末尾は,(カンマ)を使用します。

Sincerely,

慣れるまで少々難しいと思いますが、例文や他の人が送ったメール等を参考にして愚直に調べていけば段々慣れてくると思います。

ビジネスにおける英文でのｅメールを送信する事は日常茶飯事になってきています。
慣れた人にはさほど問題では無いのでしょうが、理解され易い、パッと見た目でも分かり易いコツを考えていきましょう。
当然、コツをつかめば相手にも分かり易い文章が書けることになりますし、ビジネスレター、ＦＡＸなどにも応用して頂けることになります。
簡単な工夫なので是非修得してビジネスシーンにおいて活用して下さい。

仕事におけるｅメールは、電話の代わりに相手に自分の意思、用件を伝える伝達手段として多様に使用されています。
ｅメールの良い所は、相手の集中している時間などを邪魔せずに、相手の都合の良い時間で確認出来ると言う事です。
忙しいビジネスパーソンにはありがたい事ですが、ダラダラと長文を打ってもなかなか見てもらえない事もあります。
そこで、ｅメールにおけるメッセージをより強調したい場合、アステリスク（＊）を使って強調しましょう。

送信先の相手がｅメールをななめ読みしたとしても、注意を引きつけて目立つ様に工夫するのです。
メッセージ中の語や語句にアステリスクで前後を囲んで強調し、目につき易くするのです。
アポストロフィー（””）を使用することもありますが、文字化けしてしまうことがありますので、一般的にはアステリスク (＊)を使用する事が多いのです。
*The end of this week* the market price list to receive.

ビジネスにおけるｅメール送信について、より簡潔に、印象的に送付する事は、沢山来るメールを確認しなければいけない相手にも、用件はしっかり伝えたい自分にとって必要な事です。
色々な工夫がありますが、ひとつの例としてご参照下さい。

相手により文章を強調したい場合、大文字を使用する事があります。
しかし大文字による文章の表記は、「きつい言い方」である事を良く理解した上で使用します。
さらに強力に強調するのが、語や語句を全て大文字で構成し標記する事です。
「shouting（シャウティング）」と呼ばれ、「怒鳴る」、「かなり頭に来ている」なんて受け取られますので取引先やお客様などへの使用はやめておいた方が良いでしょう。
強調したい文章をすべて大文字で表記することはビジネスシーンにおけるｅメールにはあまり適しません。
知らずに不用意に使用したりされる方もいますが、良く注意して、ｅメールで相手との関係がギクシャクするなんてつまらない事は起こしたくありません。
出来れば、社内の部下や同僚に出すｅメールに使用する程度にしておきましょう。

又、極めつけの強調になるのが「大文字＋エクスクラメーションマーク（！）」です。
ビジネスにおいて使用すると言う事は、もう送信先とは取引きも話もしたくない！位の覚悟が必要です。

ビジネスｅメールを送信する場合、日本では親近感を抱かせる絵文字を使用する事も控えましょう。
相手によっては嫌悪感を抱く場合もあります。

ビジネスシーンのｅメールにおける注意点やワンポイントを知っておくとより良いｅメールが作成できると思います。

もし初めてビジネスｅメールを送信する相手であれば、何処でメールアドレスを入手したか記述しておくと良いでしょう。

これは日本でも同様だと思いますが相手に無用な警戒をさせない為に有効です。
ホームページでメールアドレスを知った場合、そのホームページの名称やＵＲＬを記述する事で、「ああ、ホームページを見てくれたのだな」と瞬時に分かってもらえます。
そう言う相手への気使いが良い返事をもらえる事に繋がるでしょう。

それでは大文字と小文字の区別について調べていきましょう。

英単語を記入する時、大文字で始めた方がいいのか小文字で始めた方がいいのか迷う時がありますね。
記述の方法は英文法の規則が当てはまるのです。

原則は、「固有名詞」である場合は大文字で始め、「普通名詞」である場合は小文字で始めるのが一般的です。
下記にインターネットで代表的な英単語を表します。

＜例＞
「World Wide Web」は固有名詞なので大文字で始めます。

「WWW」も同様に固有名詞なので大文字で始めます。

「intranet」は普通名詞なので小文字で始めます。

「e-mail」は普通名詞なので小文字で始めます。

「on-line」も普通名詞なので小文字で始めます。

慣れないと少々面倒ではありますがしっかり覚えて正しい英単語を記入したｅメールを送信しましょう。

ビジネス英語における「つづり」については、インターネットやソフトの進化によって案外楽に記入出来る様になっています。
和英辞書や翻訳ソフトなどが簡単に使用出来ますのである程度時間をかけながらなら正確に記述出来ます。

又、近年はどのワープロソフトにも「スペルチェッカー」と「グラマーチェッカー」が機能として織り込まれていますし、精度も向上していますので、英文だけれなく各国の言語について分かり易くなっています。

ステップとしては、まずワープロソフトでｅメールのメッセージを作成します。
作成した文章を「スペルチェッカー」と「グラマーチェッカー」で誤記を見つけて修正、ｅメールメッセージを正確なものにしていきます。
マイクロソフトのワードにおいては、つづりの間違いは赤い波線、文法の間違いは緑色の波線で表示されますので、非常に分かりやすいです。

正確な文章がワープロソフトで作成出来たら、アウトルック・エクスプレスやメールソフトを起動させて、作成した文章をコピー、貼り付けすれば良いのです。

和英辞書や翻訳ソフトを使用しながらこのステップで記述していけば相手先に用件はきちんと伝わるでしょう。
なかなか英文でのｅメールは慣れない方には苦痛な作業であり、時間も浪費してしまいます。
これだけ進化したソフトをフル活用すれば忙しいビジネスシーンにおいて短時間でｅメールが作成でき、効率的な時間活用が出来るでしょう。
時間にゆとりが出来れば更にスキルアップする時間も生み出せます。

日本でも男女平等雇用に重点がおかれ、どんどん能力のある女性の活躍が目立っています。ビジネスにおいてきめ細かさ、男性では気がつかない直感力などで大きな成果を上げる事ができます。
男女差別する様な企業は世間からも遅れ、収益も上がる会社だとはとても思えません。
又、同様に個人的にも男女差別する様な人は自身が能力も無く、成長なんてほど遠い事でしょう。

グローバル化が進む中でビジネス英語も使用する機会が増えていますが、日本同様に「性差別のない表現」をする必要があり、気をつけなければなりません。

ビジネス英語を使う、ｅメールやビジネスレターを書く場合もうっかり「性差別表現」を使用して相手を傷つけない様にしなければなりません。
これは世界共通の倫理なのです。
常日頃から意識し、習慣付けることで性的に「中立な」言葉を使用できる様になる為、注意しましょう。

性別中立的な用語
（Gender Specific Gender Neutral）

■議長　「chairman」⇒「chairperson」
■消防士　「fireman」⇒「firefighter」
■職長　「foreman」⇒「supervisor」
■記者　「newsman」⇒「Journalist」
■整備士　「repairman」⇒「service technician」
■営業員「salesman」⇒「sales representative」
■スポークスマン　「spokesman」⇒「spokesperson」
■スチュワーデス「stewardess」⇒「flight attendant」

ビジネスにおける不要なｅメールの対策を考えていきましょう。
これは英文だけでなく、日本でも同様の事が当てはまりますので良く理解しましょう。

■ｅメールを出す側の心得
会社のパソコンや自宅のパソコンに必要の無い、読みたくも無いＤＭ（ダイレクトメール）が届く事もしばしばあります。
しかしｅメールを送付する側にとっては、ｅメールは便利な通信手段であり、新規顧客を開拓する上で必要な行為なのです。
ご自分が出す側になった場合、送信する相手に迷惑にならないＤＭを送る様に心掛けたいと思います。

いきなり相手から勝手に送付されてくるｅメールの事を「迷惑メール」と呼んでいますが、英語では「unsolicited e-mail」と言います。
又はジャンクｅメール「junk e-mail」やスパム「spamming」とも呼ばれる事があります。
もともとはレター等の郵便物を「unsolicited mail」または「junk mail」と呼ばれた所からきています。

郵便物であれば開封してもそのままゴミ箱行きとなりますが、ｅメールの場合、巧妙な手口で迷惑メールと分かりにくくなっている場合も多いですから時間が取られる分少々厄介です。
インターネット上でのエチケットを「ネチケット」と略称し、「netiquette」と英語ではつづります。

ご自分がＤＭを送付する場合には、相手にも分かり易く、文章も極力短く書く事が重要です。
そうする事で相手にも意図がすぐ伝わり、他のＤＭよりも好印象を持ってもらえると思います。

ビジネスにおけるｅメールを活用するにあたって、ご自分にとって不要なｅメールが送付される事も良くあります。
企業や商品の紹介メール、キャンペーンなど様々ですが、中には悪質な「迷惑メール」も混じっています。
ここでは、「unsolicited e-mail」や「junk e-mail」に対処する方法を考えていきたいと思います。

不要なｅメール、ＤＭ（ダイレクトメール）を送付された場合、大きく分類して下記の２通りの対処方法があると思います。

■送付されてきたｅメールが間違いなく「迷惑メール」で、不特定多数に送付されていると思われる場合は、当然返信は出さない方が良いでしょう。
もし返信をした方が良いと思う場合でも「No, thanks.」や「No, no need.」と返信すれば良いでしょう。

■送付されてきたｅメールが自分個人に向けたものであり、返信が必要と判断する場合には、単純にYes/Noで応えずに、簡単な返事を出すと相手にとっても良いでしょう。

「簡単な返答の例」
Thank you for contact.
Now is not the most important use．
（連絡をありがとうございます。
しかし、今は利用致しかねます）

この様に物腰を柔らかく断ることで、相手に悪い印象を与えず、更なるトラブル防止にもなるでしょう。
最近はインターネットでの和英辞書や翻訳ソフトも充実していますので文章を検索して記述すると良いと思います。